Ewreka Swift nasıl kullanılır?

İlk Kurulum

Sisteme ilk girişinizde yapmanız gereken tek şey firma bilgilerinizi tanımlamak. Bunu bir kez yaptığınızda her teklifte otomatik kullanılır.

1. Firmanızı kaydedin Ana sayfadaki Firmamı Kaydet butonundan şirket adı, firma kodu, e-posta ve yönetici hesabı bilgilerinizi girin. Firma kodu, personellerinizin giriş yaparken kullanacağı koddur — kısa ve akılda kalır olsun.
2. Giriş yapın Yönetici olarak giriş yaparken Firma Kodu alanını boş bırakın ve kullanıcı adı yerine e-posta adresinizi yazın. Personeller ise firma kodu + kullanıcı adı ile girer.
3. Ayarlar ekranını doldurun Üst menüden Ayarlar'a girin. Buradaki bilgiler her teklifin başlığında görünür:
   • Logo — teklifin sol üst köşesinde çıkar (PNG veya JPG)
   • Firma ünvanı, adres, telefon, e-posta, web — sağ üst köşede listelenir
   • Vergi dairesi / no — kurumsal tekliflerde beklenen bilgidir
   • Standart şartlar / notlar — her yeni teklifte hazır gelir, teklif bazında değiştirebilirsiniz
4. Banka hesaplarınızı ekleyin Yine Ayarlar ekranının alt kısmından banka adı, hesap sahibi ve IBAN girin. Birden fazla hesap ekleyebilirsiniz; hepsi teklifin alt kısmında ödeme bilgileri bölümünde görünür.

Ürün Kataloğu

Katalog, sistemin en çok zaman kazandıran özelliğidir. Sık sattığınız ürün ve hizmetleri bir kez tanımlayın, sonra her teklifte listeden tek tıkla ekleyin.

Ürün ekleme

1. Ürünler menüsüne girin Üst menüden Ürünler → sağ üstteki Yeni Ekle.
2. Bilgileri girin Ürün / hizmet adı (zorunlu), birim fiyat ve isterseniz görsel. Görsel eklerseniz teklif tablosunda ürünün yanında küçük bir fotoğraf çıkar.
3. Kaydedin Ürün artık teklif hazırlarken Katalogdan Seç listesinde görünür.

Müşteriler ve Yetkililer

Müşteri listenizi ayrıca doldurmanız gerekmez. Teklif hazırlarken girdiğiniz her yeni müşteri ve yetkili otomatik olarak defterinize kaydedilir.

Nasıl işler?

• Teklif formunda müşteri adını yazıp kaydettiğinizde müşteri deftere eklenir.
• Bir sonraki teklifte aynı ismi yazmaya başladığınızda açılan listeden seçersiniz; VKN ve adres otomatik dolar.
• Müşteriyi seçtiğinizde o firmaya ait kayıtlı yetkililer açılır listede gelir; seçince telefon da otomatik dolar.
• Müşteriler ekranından bir firmaya verdiğiniz tüm geçmiş teklifleri tek tıkla görebilirsiniz.

Teklif Hazırlama

Sistemin kalbi burası. Sol tarafta form, sağ tarafta gerçek zamanlı A4 önizleme. Yazdığınız her şey anında önizlemeye yansır.

Adım adım

1. Müşteri bilgileri Müşteri adını yazmaya başlayın. Daha önce teklif verdiğiniz bir firmaysa açılan listeden seçin — VKN, adres ve yetkililer otomatik dolsun. Yeni müşteriyse bilgileri elle girin; kaydettiğinizde deftere eklenecek.
2. Para birimi ve tarih TL, USD veya EUR seçebilirsiniz. Değiştirdiğinizde tüm tutarlar ve para sembolleri anında güncellenir.
3. Kalemleri ekleyin İki yolunuz var:
   • Katalogdan Seç — kayıtlı ürünleriniz açılır, üstteki arama kutusuyla filtreleyin, tıklayın. Fiyat ve görsel otomatik gelir.
   • + Satır Ekle — katalogda olmayan bir kalem için boş satır açar, elle yazarsınız.
   Her satırda adet ve birim fiyatı girin; satır toplamı ve genel toplam otomatik hesaplanır. Satırı silmek için sağdaki × butonuna basın.
4. İskonto ve KDV İskonto için −%, fiyat artışı için +% seçip oranı yazın. KDV oranı varsayılan %20'dir, değiştirebilirsiniz. Hesaplama sırası: ara toplam → iskonto/artış → KDV → genel toplam.
5. Şartlar ve notlar Ayarlarda tanımladığınız standart notlar hazır gelir. Bu teklife özel değişiklik yapabilir, Varsayılanı Getir ile geri alabilirsiniz.
6. Sağdaki önizlemeyi kontrol edin Önizlemenin üstündeki rozet teklifin kaç sayfa olacağını ve gerekiyorsa hangi oranda küçültüldüğünü söyler. Yeşil "Tek sayfa" ideal durumdur.
7. Kaydedin Kaydet ve PDF Oluştur butonuna basın. Teklif çıktısı ekranı açılır.

Teklif Çıktısı ve PDF

Teklifi kaydettiğinizde açılan ekran, müşterinin göreceği çıktının birebir aynısıdır.

Üstteki butonlar

• Yazdır — yazıcıya gönderir. Yazıcı seçiminde "PDF olarak kaydet"i seçerseniz en küçük boyutlu, metni seçilebilir PDF'i elde edersiniz.
• PDF İndir — dosyayı doğrudan bilgisayarınıza indirir. Dosya adı Teklif-MusteriAdi-1047.pdf şeklinde anlamlı olur. Kısayol: Ctrl + S
• Paylaş — telefonda paylaşım menüsünü açar; WhatsApp, e-posta veya istediğiniz uygulamaya PDF'i doğrudan gönderirsiniz.
• Kopyala — bu teklifin bir kopyasını oluşturur.

Tek sayfaya sığdırma nasıl çalışır?

Sistem teklifi önce normal boyutta çizer. A4'e sığmıyorsa yazı boyutunu kademeli olarak küçültür (en fazla %30). Bu şekilde sığıyorsa üstteki rozet "Tek sayfa (%80 ölçek)" gibi bir bilgi verir. Çok fazla kalem varsa ve %70'te bile sığmıyorsa küçültmeyi durdurur ve ikinci sayfaya taşar — ancak satırları ortadan bölmez ve ikinci sayfada tablo başlığını tekrar eder.

Teklifleri Yönetme

Üst menüdeki Teklifler tüm tekliflerinizin listesidir.

Özet kartları

Üstteki üç kart, listede o an görünen tekliflerin özetini verir: toplam teklif sayısı, bu ay hazırlananlar ve para birimi bazında toplam tutar. Filtre uyguladığınızda kartlar da filtreye göre güncellenir.

Arama ve filtreleme

Arama kutusuna müşteri adı, teklif numarası veya yetkili ismi yazabilirsiniz. Tarih aralığı vererek belirli bir dönemi listeleyebilirsiniz.

Satır işlemleri

• İncele — teklif çıktısını açar, PDF alırsınız.
• Düzenle — teklifi değiştirip yeniden kaydedersiniz.
• Kopyala — tüm kalemleriyle yeni bir teklif oluşturur, tarihi bugüne çeker ve düzenleme ekranını açar.
• Sil — yalnızca yönetici hesabında görünür. Teklif ve kalemleri kalıcı olarak silinir.

Personel Hesapları

Yönetici hesabıyla Personeller menüsünden ekibiniz için sınırsız hesap açabilirsiniz.

Yetki farkları

Personel girişi

Personeller giriş ekranında firma kodunu, kullanıcı adını ve şifresini girer. Yönetici ise firma kodu alanını boş bırakıp e-posta adresiyle giriş yapar.

Hız İpuçları

Teklif hazırlama süresini dakikalardan saniyelere indirmek için:

Sorun Giderme